De cara al correcto funcionamiento de una organización, es imprescindible mantener el orden en las oficinas. Estamos acostumbrados a consumir material de entretenimiento audiovisual en el que se ven diversos lugares de trabajo de forma muy revuelta. Sin embargo, si este proceder se traslada a la cotidianidad del día a día, puede tener consecuencias muy negativas en cuanto a la productividad y la eficiencia de las diferentes tareas.

La disciplina de los trabajadores, así como una correcta repartición de los espacios y quehaceres pueden ayudar en gran medida a organizar una oficina pequeña. No obstante, de cara mantener una buena disposición en organizaciones de mejor tamaño se requiere de planificación y algo de estrategia para que el orden se mantenga a lo largo del tiempo.

5 consejos para mantener el orden en la oficina

Independientemente de los tamaños de los lugares de trabajo, desde Folder os queremos facilitar 5 tips o consejos para que la organización de papeles, espacios y personal sea efectiva y duradera.

1. Mantener la limpieza en tu puesto de trabajo

Es fundamental efectuar limpiezas de forma periódica para mantener la higiene laboral en los entornos de trabajo. Además, hay que aprovechar que se hacen estos procesos para deshacerse de todo aquello que resulte un estorbo o cuya utilidad forma parte del pasado lejano. Por supuesto, nunca es plato de buen gusto acumular en las mesas de oficina diferentes artilugios que ya no funcionan. De este modo, hay que deshacerse de todo lo que no sea esencial.

2. Localizar y etiquetar correctamente los documentos importantes

Toda oficina administrativa, doméstica o técnica, cuenta con una serie de papeles y/o aumentos que tienen un carácter trascendental para el funcionamiento interno. Es imperativo localizarlos y guardarlos en archivadores o carpetas bien etiquetadas como los que puedes encontrar en la web de Folder. Sobre todo, si se trata de documentos administrativos, es muy probable que en algún momento puntual se necesiten, de ahí la importancia de tenerlos siempre a la vista. Esto generará un importante ahorro de tiempo, que se puede destinar a otras tareas importantes.

3. Establecer una correcta distribución de los trabajadores

Para que se pueda llevar a cabo una eficiente organización de un determinado lugar de trabajo, es importante que los trabajadores tengan un espacio propio. No es necesaria una gran separación entre mesa y mesa, sino la justa para que estos puedan desempeñar sus funciones sin invadirse mutuamente. Por lo tanto, cada lugar es responsabilidad del trabajador que efectúa sus tareas ahí. Así mismo, habrá un mayor respeto por los entornos de los compañeros.

4. Actualizar las nomenclaturas de los archivos digitales

La organización de los documentos de carácter digital es igual de importante que la de un escritorio o despacho. Es muy recomendable revisar periódicamente aquellas carpetas más importantes y darles una correcta nomenclatura para que todos los empleados sepan encontrarlas. De esta forma, también se genera un automatismo que facilita el ahorro de tiempo.

5. Marcar fechas clave para eliminar documentos

También resulta una tarea eficiente el pautar una serie de fechas para deshacerse de aquellos documentos ya usados, desactualizados o en desuso. Como ya se ha mencionado, se debe tener en las oficinas únicamente aquello que es imprescindible.

Beneficios de mantener la oficina y tu puesto de trabajo ordenado

Si se siguen estos consejos para que reine la organización en los entornos laborales, los beneficios llegarán más tarde o más temprano. Entre los principales provechos que se pueden obtener de un correcto orden en la oficina destacan:

• Aumento de la seguridad de los empleados, tanto a nivel físico como a nivel mental.
• Mayor eficiencia y disminución de pérdidas de tiempo entre tareas.
• Se genera menor estrés en los trabajadores, de modo que se traduce en más productividad.
• Mejor circulación de energía y, por ende, menor ambiente de caos o estancamiento.
• Dar mejor imagen a los clientes que visiten las organizaciones de manera presencial.

Materiales que hacen más fácil la organización

Después de analizar una serie de consejos para mantener el orden en la oficina, así como los múltiples beneficios que se generan, toca ponerse manos a la obra. Para eso, muchas  veces se requiere de aliados que hagan la organización mucho más fácil. En Folder contamos con una amplia gama de productos que ayudan a las empresas a tener todo bajo control en cualquier momento. Cajas de proyecto, carpetas clasificadoras, separadores o índices son algunos de los materiales que pueden ayudarte en la distribución y localización de papeles y documentos.